Persónuverndarstefna Farskólans

Farskólinn hefur gefið út persónuverndarstefnu sína. Persónuverndarstefna Farskólans verður í reglulegri endurskoðun.

 

Persónuverndarstefna Farskólans – miðstöðvar símenntunar á Norðurlandi vestra

 

1.  Um Farskólann

 

Farskólinn – miðstöð símenntunar á Norðurlandi vestra er sjálfseignarstofnun sem hefur það að markmiði að auðvelda íbúum á Norðurlandi vestra að taka þátt í námi af ýmsum toga í formi styttri almennra námskeiða, endurmenntunarnámskeiða og starfstengdra námskeiða.

 

Farskólinn vinnur náið með Fræðslumiðstöð atvinnulífsins og á grunni þeirrar samvinnu býður Farskólinn upp á vottaðar námsleiðir, raunfærnimat og náms- og starfsráðgjöf. Þessi verkefni eru fjármögnuð að stærstum hluta af Fræðslusjóði. Farskólinn býður einnig upp á íslenskunámskeið sem styrkt eru af mennta- og menningarmálaráðuneytinu og námskeið fyrir fólk með fötlun sem fjármögnuð eru að mestu leyti í gegnum Fjölmennt.

 

Farskólinn starfar samkvæmt lögum um framhaldsfræðslu nr. 27/2010 og er viðurkenndur fræðsluaðili af mennta- og menningarmálaráðuneytinu.

 

Formlegir stofnaðilar að Farskólanum eru: Húnaþing vestra, Húnavatnshreppur, Blönduósbær, Sveitar­félagið Skagaströnd, Akrahreppur og Sveitarfélagið Skagafjörður. Stéttarfélagið Samstaða og Aldan stéttar­félag, Kjölur, stéttarfélag starfsmanna í almannaþjónustu. Verslunarmannafélag Skagfirðinga, HSN Sauðárkróki, Fisk Seafood ehf., Fjölbrautaskóli Norðurlands vestra og Háskólinn á Hólum.

 

2.  Um persónuverndarstefnuna

 

Farskólinn leggur áherslu á trúnað og öryggi við meðferð persónuupplýsinga í starfsemi sinni. Með persónuverndarstefnu þessari er tilgreint hvaða upplýsingum er safnað, hvernig þær eru notaðar og hvaða aðgangur er veittur að þeim. Persónuverndarstefnunni er ætlað að stuðla að sameiginlegum skilningi allra sem sækja þjónustu Farskólans og þeirra sem þar starfa, sitja í stjórn eða starfa sem verktakar á vegum hans.

 

Persónuverndarstefnan er sett í samræmi við ákvæði laga nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga og reglugerð ESB nr. 2016/679 (GDPR) um vernd einstaklinga í tengslum við vinnslu persónuupplýsinga og frjálst flæði slíkra upplýsinga. Stefnan gildir um alla þjónustu sem Farskólinn og aðilar sem starfa á vegum hans veita.

 

3.  Hvað eru persónuupplýsingar?

 

Persónuupplýsingar eru sérhverjar persónugreindar eða persónugreinanlegar upplýsingar sem beint eða óbeint má rekja til tiltekins einstaklings. Lög um persónuvernd gera strangari kröfur um meðferð viðkvæmra persónuupplýsinga. Þannig flokkast meðal annars kynþáttur, þjóðernislegur uppruni, stéttarfélagsaðild og trúarbrögð til viðkvæmra upplýsinga. 

 

4.  Tilgangur vinnslu

 

Persónuupplýsingar eru varðveittar í eftirfarandi tilgangi:

 

·         Til að upplýsa viðskiptavini um fyrra nám þeirra hjá Farskólanum.

 

·         Til að afgreiða umsóknir um nám.

 

·         Til að bóka tíma hjá náms- og starfsráðgjafa.

 

·         Til að framkvæma raunfærnimat.

 

·         Til að halda utan um námsferla, einkunnir og viðveru. Upplýsingar eru vistaðar í Innu sem eru aðgangsstýrt nemendabókhaldskerfi.

 

·         Til að gefa út viðurkenningar og staðfestingar.

 

·         Í rekstrarlegum tilgangi s.s. í tengslum við útgáfu reikninga og bókhaldskerfi.

 

·         Vegna starfsmannahalds.

 

·         Vegna ráðninga á verktökum til fræðslustarfa.

 

·         Til að senda út fréttir, tilkynningar og upplýsingar tímabundið meðan á námskeiðum stendur.

 

5.  Söfnun og notkun persónuupplýsinga

 

Þær persónuupplýsingar sem Farskólinn vinnur með eru:

 

·         Nafn

 

·         Kennitala

 

·         Símanúmer

 

·         Netfang

 

·         Heimilisfang

 

·         Kyn

 

·         Upplýsingar um einkunnir og/eða viðveru

 

·         Stéttarfélagsaðild

 

Þegar viðskiptavinir sækja þjónustu sem fjármögnuð er að hluta úr Fræðslusjóði (námsleiðir framhaldsfræðslunnar, náms- og starfsráðgjöf og raunfærnimat) er einnig óskað eftir upplýsingum um:

 

·         Menntunarstig

 

·         Námsferil

 

Ástæða fyrir söfnun viðkvæmra persónuupplýsinga, s.s. um stéttarfélagsaðild, er vegna samþykkta sem gilda um fræðsluaðila, þar sem þjónusta fræðsluaðila getur verið niðurgreidd fyrir félagsmenn tiltekinna stéttarfélaga.

 

Farskólinn notar persónugreinanlegar upplýsingar til að senda fréttir, tilkynningar og upplýsingar um væntanlega viðburði og námskeið eða til að vekja athygli á þjónustu á vegum Farskólans; hvort sem það er með tölvupósti eða hefðbundnum pósti. Þeir einstaklingar sem ekki vilja vera á slíkum póstlista geta afþakkað það hvenær sem er með því að senda póst á netfangið farskolinn@farskolinn.is.

 

Þær upplýsingar um einstaklinga sem varðveittar eru til lengri tíma eru nafn, kennitala og heiti námskeiðs. Er það gert í þeim tilgangi að finna upplýsingar þegar einstaklingar leita eftir þeim. Til dæmis til að fá staðfestingu á fyrra námi.

 

Í ákveðnum tilvikum eru persónuupplýsingar gerðar ópersónugreinanlegar til að halda yfirlit yfir tölfræðilegar upplýsingar í tengslum við starfsemi miðstöðvarinnar. Slík gögn teljast þá ekki lengur vera persónuupplýsingar.

 

6.  Hvaðan koma upplýsingarnar?

 

Upplýsingar koma frá nemendum sjálfum þegar þeir skrá sig í nám í gegnum vefinn www.farskolinn.is. Þá koma upplýsingar frá nemendum sjálfum með tölvupósti eða símtölum. Einnig frá fyrirtækjum og stofnunum sem sækja þjónustu til Farskólans fyrir sína starfsmenn eða skjólstæðinga. Upplýsingar sem varða starfsfólk eða verktaka koma frá þeim sjálfum.

 

7.  Heimild fyrir vinnslu persónuupplýsinga

 

Vinnsla tiltekinna persónuupplýsinga er nauðsynleg vegna þeirrar þjónustu sem Farskólinn veitir. Þegar nemendur skrá sig í nám hjá Farskólanum eru þeir hvattir til að kynna sér ðpersónuverndarstefnu Farskólans.

 

Skriflegs samþykkis fyrir vinnslu er aflað þegar nemendur koma í viðtöl hjá náms- og starfsráðgjafa og byggist þá vinnslan á 1. tölulið 9. greinar laga nr. 90/2018 eða 11. gr. sömu laga.

 

Vinnsla tengd útsendingu kynningar- og markaðsefnis byggir á lögmætum hagsmunum fræðsluaðila og byggir á 6. tölulið 9. gr. laga nr. 90/2018. Er þess gætt að slík vinnsla skerði ekki réttindi og frelsi einstaklinga til persónuverndar.

 

8.  Vefsíða og póstlisti

 

Vefsíða Farskólans er notuð til að miðla fréttum af starfsemi Farskólans. Þar eru einnig námskeið skólans auglýst. Hægt er að skrá sig á námskeið í gegnum heimasíðuna. Þegar skráning fer fram tengjast viðkomandi einstaklingar beint inn á skráningarkerfið Innu.

 

Við heimsókn á heimasíðu Farskólans er einungis safnað upplýsingum í gegnum Google Analytics til að skoða umferð inn á heimasíðuna.

 

9.  Samfélagsmiðlar

 

Farskólinn notar samfélagsmiðla til að miðla upplýsingum um starfsemina og auglýsa þjónustu sína. Ef birtar eru persónugreinanlegar upplýsingar, t.d. ljósmyndir, er leitað samþykkis nemenda áður. Þegar ljósmyndir eru teknar við útskriftir námshópa er undantekningarlaust beðið um leyfi einstaklinga innan hópsins og hópnum sagt hvar myndirnar birtast; á samfélagsmiðlum eða í námsvísi, í skýrslum og á heimasíðu. Það er hverjum og einum frjálst að afþakka það að vera með á ljósmynd.  

 

10.      Miðlun persónuupplýsinga

 

Farskólinn tryggir að persónuupplýsingar séu ekki afhentar óviðkomandi þriðju aðilum. Sérhver miðlun persónuupplýsinga á sér aðeins stað með samþykki viðkomandi eða er í samræmi við heimild í persónuverndarlögum eða annarri löggjöf.

 

Farskólinn er með samninga við þjónustuaðila til að veita svokallaða skýjaþjónustu. Skýjaþjónusta er netþjónusta sem gerir einstaklingum og fyrirtækjum kleift að nota hugbúnað og tæki hjá þriðju aðilum. Til að mynda felst slík þjónusta í varðveislu upplýsinga í netþjónum, tölvupóstþjónustu og veflausnum. Slíkir þjónustuaðilar hafa í gildi viðeigandi stefnur og verkferla til að tryggja að upplýsingar sem þeir meðhöndla séu varðveittar með öruggum hætti hverju sinni. Farskólinn notar sem stendur skýjaþjónustuna Office 365, þar sem upplýsingar eru varðveittar innan EES svæðisins.

 

Farskólinn deilir ekki persónuupplýsingum með fyrirtækjum, stofnunum eða einstaklingum nema:

 

·         Skriflegt leyfi frá einstaklingi liggi fyrir

 

·         Af ástæðum sem byggja á samþykktum sem gilda um Farskólann og samningum við hagsmunaaðila miðstöðvarinnar

 

·         Af lagalegum ástæðum til að tryggja rétta málsmeðferð

 

11.      Varðveisla persónuupplýsinga

 

Farskólinn starfar eftir lögum um framhaldsfræðslu nr. 27/2010. Samkvæmt 2. mgr. 13. gr. laganna er Farskólanum skylt að varðveita upplýsingar um það nám sem nemendur hafa lagt stund á og lokið og að veita þeim aðgang að þeim upplýsingum. Sömuleiðis varðveitir miðstöðin ýmsar persónuupplýsingar sem lúta að starfsmannahaldi, upplýsingagjöf til mennta- og menningarmálaráðuneytis og annarra samantekta á gögnum.

 

Upplýsingar eru vistaðar í Innu sem eru aðgangsstýrð nemendabókhaldskerfi og í skýinu eða Office 365 sem rekið er af Microsoft.

 

12.      Öryggisráðstafanir (upplýsingaöryggi)

 

Farskólinn leggur áherslu á trúnað og öryggi. Ætlast er til að starfsmenn og verktakar fari með allar upplýsingar um einstaklinga sem trúnaðarmál og í samræmi við ákvæði laga og reglna um persónuvernd. Starfsmenn og verktakar undirrita yfirlýsingu um þagnarskyldu og í tilteknum verkefnum, eins og náms- og starfsráðgjöf, gilda siðareglur viðkomandi starfsstéttar. Þagnarskyldan gildir áfram þó viðkomandi láti af störfum hjá Farskólanum. Þá eru undirritaðir vinnslusamningar milli Farskólans og þeirra aðila, fyrirtækja eða stofnana sem annast vinnslu f.h. skólans.

 

13.      Réttur einstaklinga

 

Samkvæmt lögum um persónuvernd eiga einstaklingar rétt á aðgangi að þeim persónuupplýsingum sem varðveittar eru um þá, fá þær leiðréttar og eftir atvikum andmæla vinnslu þeirra eða fá þeim eytt. Óski einstaklingur eftir því að nýta þennan rétt sinn getur viðkomandi sent beiðni á netfangið farskolinn@farskolinn.is.

 

Ef vinnsla byggir á samþykki hefur einstaklingur rétt til að afturkalla samþykkið hvenær sem er. Afturköllun hefur þó ekki áhrif á lögmæti vinnslu fram að afturkölluninni.

 

14.      Samskipti

 

Allar fyrirspurnir um meðhöndlun persónuupplýsinga og persónuverndarstefnu Farskólans skal senda á netfangið farskolinn@farskolinn.is.

 

15.      Breytingar á persónuverndarstefnu

 

Persónuverndarstefna Farskólans er hluti af gæðakerfi skólans. Persónuverndarstefnan er endurskoðuð reglulega og kann að verða breytt án fyrirvara, til dæmis ef breytingar verða á lögum eða starfsemi skólans. Gildandi útgáfa af stefnunni er að finna á vef miðstöðvarinnar www.farskolinn.is. Athugasemdir og fyrirspurnir um persónuverndarstefnuna skal senda á farskolinn@farskolinn.is og merkja póstinn „Persónuvernd“.

Úr persónuverndarstefnu Farskólans